TALLER 13 AL 17 DE SEPTIEMBRE

1. Actividades distribución de documentos

- Documentos externos

• Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. 
• Clasificación de las comunicaciones.
• Organización de documentos en buzones o casilleros.
• Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
• Reasignación de documentos mal direccionados.
• Registro de control de entrega de documentos recibidos

- Documentos internos

• Identificación de dependencias.
• Enrutamiento de documentos a dependencia competente.
• Registro de control de entrega de documentos internos.

2. Actividades documentos enviados

- Documentos enviados

• Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. 
• Control del cumplimiento de requisitos del documento. 
• Métodos de empaque y embalaje. 
• Peso y porteo de documentos. 
• Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. 
• Control y firma de guías y planillas de entrega. 
• Control de devoluciones. 
• Organización mensajería externa. 
• Registro de control de envío de documentos.

3. Planilla de recepción, radicación y distribución de documentos

NÚMERO DE RADICACIÓN	FECHA	REMITE	DESTINO Y DIRECCIÓN	RESPONSABLE	OK

4. Actividades solicitud o trámite y respuesta

- Solicitud o trámite

• Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. 
• Identificación del trámite. 
• Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. 
• Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta. 

- Respuesta 

• Análisis de antecedentes y compilación de información. 
• Proyección y preparación de respuesta. 
• Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.